Im heutigen Artikel bringen wir Ihnen wichtige Informationen zum obligatorischen Gebrauch der elektronischen Mailbox, die Sie wissen müssen, wenn Sie eine juristische Person sind, die in einem anderen Register als dem Handelsregister eingetragen ist.
Gemäß § 60b Abs. 3 des Gesetzes über E-Government müssen ab dem 1. Juni 2020 behördliche Entscheidungen an andere Stellen zwingend in elektronische Postfächer zugestellt werden. Dies ist die erste Phase der Elektronisierung, in die wir Stiftungen, Nicht-Investmentfonds, gemeinnützige Organisationen, die öffentliche Dienstleistungen erbringen, Bürgervereine, Gewerkschaften und Arbeitgeberverbände, politische Parteien und Bewegungen, Organisationen mit internationaler Ausrichtung und Interessengemeinschaften juristischer Personen einbeziehen.
Gemäß dem vorläufigen Zeitplan, der auf dem zentralen Portal der öffentlichen Verwaltung veröffentlicht wurde, wird die zweite Phase am 01.08.2020 für Kirchen und religiöse Gemeinschaften sowie Jagdverbände beginnen. Ab dem 01.09.2020 werden in der dritten Phase diese Gruppen um Fonds, Kammern, Grundbesitzgemeinschaften und Berufsverbände (Berufskammern) erweitert.
Die vierte Phase der Elektronisierung beginnt am 01.11.2020, in deren Rahmen diese Verpflichtung für Eigentümergemeinschaften von Wohnungen und Nichtwohnräumen, öffentliche Forschungseinrichtungen oder öffentlich-rechtliche Einrichtungen (öffentliche und staatliche Hochschulen) gilt. Für andere Rechtsformen gilt diese Verpflichtung nach rechtlicher Prüfung ihres Status ab dem 01.01.2021.
Was bedeutet das in der Praxis?
Ab den oben genannten Terminen werden die Behörden den oben genannten Stellen amtliche Entscheidungen elektronisch – an die elektronische Postfachadresse – zusenden. Elektronisch zugestellte Dokumente haben die gleiche Rechtswirkung wie Dokumente, die in Papierform zugestellt werden. Wie bei der Zustellung in Papierform können auch diese Dokumente entweder im Rahmen der normalen Zustellung oder persönlich zugestellt werden. In besonderen Vorschriften ist festgelegt, welche Dokumente von den Behörden persönlich zugestellt werden und welche nicht. Auch bei der Zustellung in die elektronische Postfach gilt die Fiktion der Zustellung.
Das Gesetz über E-Government legt in § 32 Abs. 2 eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 15 Tagen fest. Bei elektronischer Zustellung an den Empfänger ist dieser verpflichtet, den Empfang der elektronischen amtlichen Mitteilung in Form einer elektronischen Empfangsbestätigung zu bestätigen; Die Bestätigung der Zustellung ist Voraussetzung dafür, dass der Empfänger den Inhalt der elektronischen amtlichen Mitteilung in seinem elektronischen Postfach einsehen kann. Die elektronische amtliche Mitteilung wird zum Zeitpunkt der Bestätigung der Zustellung zugänglich gemacht (§ 32 Abs. 4 des Gesetzes über E-Government).
Die obligatorische Nutzung der elektronischen Poststelle für die Zustellung bedeutet, dass sie vom Staat obligatorisch aktiviert wird, d. h. dass für ihre Aktivierung keine Handlung einer juristischen Person erforderlich ist. Der Zugang zur elektronischen Poststelle erhält automatisch der gesetzliche Vertreter. Der gesetzliche Vertreter kann jedoch auch anderen Personen eine Berechtigung erteilen.
Für den Zugang benötigen Sie:
- elektronischer Personalausweis mit Chip
- Sicherheits-PIN (BOK)
- Lesegerät für elektronische Karten
- Installation der entsprechenden Software für die Anmeldung (eIDklient)
Falls der gesetzliche Vertreter noch keinen elektronischen Personalausweis besitzt, kann dieser bei der zuständigen Dokumentenabteilung der Bezirksdirektion der Polizei oder in den Kontaktzentren des Innenministeriums der Slowakischen Republik beantragt werden.
Zur Übersichtlichkeit weisen wir noch einmal darauf hin, dass die gesetzlichen Vertreter verpflichtet waren, bis zum 30.06.2019 dem Innenministerium der Slowakischen Republik folgende Angaben über die Organisation und den gesetzlichen Vertreter zu melden: Name und Identifikationsnummer der juristischen Person, Vor- und Nachname sowie Geburtsnummer des gesetzlichen Vertreters. Wenn diese Angaben nicht korrekt oder vollständig sind, können Sie nicht auf die E-Mail-Box zugreifen und die zugestellten behördlichen Entscheidungen nicht lesen. Wenn die Organisation mehrere gesetzliche Vertreter hat, müssen die Angaben zu jedem einzelnen korrekt ausgefüllt werden.
Die Nichtangabe der obligatorischen Angaben zu den gesetzlichen Vertretern der genannten juristischen Personen hat folgende Konsequenzen:
• Der gesetzliche Vertreter meldet sich nicht in der elektronischen Mailbox an, da er keinen Zugang dazu hat. Der Grund für die Nichtgewährung des Zugangs sind fehlende Angaben wie Name, Vorname oder Geburtsnummer des gesetzlichen Vertreters.
• Behörden können auch ohne Wissen des Adressaten (Statutar) elektronische amtliche Dokumente (Entscheidungen) mit denselben rechtlichen Wirkungen an diese elektronischen Postfächer senden, als wären sie in Papierform zugestellt worden. da die elektronischen Postfächer ab dem 01.06.2020 für die Zustellung aktiviert sind und es somit zum vergeblichen Ablauf der Aufbewahrungsfrist für die Entgegennahme von Entscheidungen kommen kann.
• Der gesetzliche Vertreter kann die zugestellten Entscheidungen nicht lesen, wodurch er möglicherweise gesetzliche Fristen versäumt.
• Diese juristischen Personen dürfen keine Subventionen oder EU-Fördermittel erhalten, keinen Anteil der gezahlten Steuern (sog. 2 %) zuweisen und nicht über öffentliches Vermögen verfügen.
Eine Übersicht über Register, Verzeichnisse und Aufzeichnungen finden Sie auf der Website des Innenministeriums der Slowakischen Republik. Seit dem 1. Juli 2020 wird das zentrale Portal der öffentlichen Verwaltung vom Ministerium für Investitionen, regionale Entwicklung und Informatisierung der Slowakischen Republik verwaltet.
Quellen:
• slovakia.sk
• nases.gov.sk
• vssr.sk
