Im heutigen Artikel stellen wir ausgewählte Gesetzesänderungen vor, die einen wesentlichen Einfluss auf die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen durch Unternehmen haben.
Angesichts des stetig wachsenden Anteils elektronischer Buchhaltungsunterlagen in der Buchhaltungspraxis hat der Gesetzgeber mit dieser Novelle im Interesse der Eindeutigkeit das Rechnungslegungsgesetz ergänzt und die Bedingungen präzisiert, die ein Rechnungslegungssubjekt bei der Verarbeitung elektronischer Buchhaltungsunterlagen einhalten muss.
Mit dieser Novelle wurden unter anderem die Bestimmungen über die papiergebundene und elektronische Form von Buchhaltungsunterlagen präzisiert und vereinfacht und die möglichen Arten der Umwandlung von Buchhaltungsunterlagen bei einer Änderung der Form der Buchhaltungsunterlagen neu festgelegt.
Umwandlung von Buchhaltungsunterlagen
Unter der Umwandlung eines Buchungsvorgangs im Sinne dieser genehmigten Novelle versteht man die Änderung der Form eines Buchungsvorgangs bei der Verarbeitung des Buchungsvorgangs in der Buchhaltungseinheit, wobei die Unversehrtheit des Inhalts des Buchungsvorgangs gewahrt bleiben muss. Eine Änderung der Form des Buchungsbelegs ist die Umwandlung eines Buchungsbelegs in Papierform in einen elektronischen Buchungsbeleg oder umgekehrt.
Für den Prozess der Umwandlung von Buchhaltungsunterlagen aus Papierform in elektronische Form kann ab Inkrafttreten dieser Novelle neben der garantierten Konvertierung auch das Scannen verwendet werden, wodurch dieser Prozess erheblich vereinfacht wird.
Bei der Umwandlung von Buchhaltungsunterlagen aus Papierform in elektronische Form durch Scannen ist jede Buchhaltungseinheit insbesondere verpflichtet, Folgendes sicherzustellen:
a) Vollständigkeit der Buchführung in ihrer ursprünglichen Form und in ihrer neuen Form,
b) inhaltliche Übereinstimmung und visuelle Übereinstimmung des Buchungsbelegs in seiner neuen Form mit seiner ursprünglichen Form,
c) Lesbarkeit der gesamten Fläche des Buchungsbelegs in der neuen Form,
d) Unversehrtheit des Inhalts der Buchungsunterlagen.
Zu der zuletzt genannten Verpflichtung fügen wir hinzu, dass die Unversehrtheit des Inhalts der Buchungsunterlagen dann gewährleistet ist, wenn durch die Übermittlung oder Bereitstellung der Buchungsunterlagen oder durch die Umwandlung der Buchungsunterlagen in der Buchhaltungseinheit keine Änderung des Inhalts der durch die Buchungsunterlagen erfassten Sachverhalte eintritt.
Gleichzeitig wird es Unternehmern ermöglicht, ihre eigenhändige Unterschrift durch eine elektronische Signatur zu ersetzen, die eine nachweisbare Identifizierung der Person ermöglicht, die die elektronische Signatur erstellt hat.
Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen in Papierform nach den neuen Vorschriften
Aus dem Wortlaut der Novelle zum Rechnungslegungsgesetz geht auch hervor, dass die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen in Papierform nicht erforderlich ist, wenn diese durch Scannen in elektronische Buchhaltungsunterlagen umgewandelt wurden. Bei Einhaltung der vorgeschlagenen Anforderungen an das Scannen, bei dem das Ergebnis ein Scan (Bild) ist, der in einem Dateiformat mit Rastergrafik gespeichert ist (laut Begründung z. B. ein Bild, das im Format .pdf, .png, .jpg, .tiff) gespeichert wird, gilt ein solcher elektronischer Buchhaltungsbeleg als nachweisbar und es wird nicht verlangt, dass der Buchhaltungsbeleg in seiner ursprünglichen Papierform vorgelegt wird.
Die Vorlage des Buchungsbelegs im Original in Papierform ist ebenfalls nicht erforderlich, wenn die nachträglichen Änderungen des elektronischen Formats (z. B. des PDF-Formats mittels OCR-Technik – Object Character Recognition) die Rasterform beibehalten.
Durch das Scannen können alle Arten von Buchhaltungsbelegen, die derzeit meist in Papierform erstellt werden, wie z. B. Einnahmen- und Ausgabenbelege, Kassenbelege, umgewandelt werden.
Die Rechnungslegungseinheit kann elektronische Buchhaltungsunterlagen auch in Papierform umwandeln, sofern die Umwandlung garantiert ist oder wenn die elektronische Buchhaltungsunterlage keine qualifizierte elektronische Signatur oder keinen qualifizierten elektronischen Stempel enthält, kann die Rechnungslegungseinheit diese unter Wahrung der Unversehrtheit und Lesbarkeit des Inhalts auf Papier ausdrucken und in dieser Form aufbewahren und im Falle einer Kontrolle vorlegen.
Aufzeichnungen in Papierform, die in elektronische Form umgewandelt wurden, können anschließend in elektronischer Form aufbewahrt werden. Dies hindert die Rechnungslegungseinheit jedoch nicht daran, eine Kopie der Buchhaltungsunterlagen für interne Zwecke oder für die Bedürfnisse der Kontrollbehörden in Papierform anzufertigen.
Glaubwürdigkeit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der umgewandelten Buchhaltungsunterlagen
Die Rechnungslegungseinheiten sind künftig verpflichtet, auch die Glaubwürdigkeit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der umgewandelten Buchhaltungsunterlagen sicherzustellen.
Der Gesetzgeber präzisiert diese Bedingungen im Rahmen der Novelle wie folgt:
-Die Glaubwürdigkeit der Herkunft der Buchungsunterlagen ist gewährleistet, wenn die Buchungseinheit, die:
a) der Ersteller kann nachweisen, dass er die Buchungsunterlage tatsächlich erstellt hat,
b) der Empfänger kann nachweisen, dass der erhaltene Buchungsbeleg vom Aussteller stammt;
- Die Unversehrtheit des Inhalts der Buchungsunterlagen ist gewährleistet, wenn durch die Übermittlung oder Bereitstellung der Buchungsunterlagen oder durch die Umwandlung der Buchungsunterlagen in der Buchhaltungseinheit keine Änderung des Inhalts der durch die Buchungsunterlagen erfassten Sachverhalte eingetreten ist.
- Die Lesbarkeit der Buchungsunterlagen ist gewährleistet, wenn der Inhalt der Buchungsunterlagen mit bloßem Auge lesbar ist. Die Buchungseinheit ist verpflichtet, bei der Gewährleistung der Lesbarkeit der Buchungsunterlagen die Unversehrtheit ihres Inhalts zu wahren.
Falls die Novelle des Rechnungslegungsgesetzes von der Präsidentin der Slowakischen Republik unterzeichnet und anschließend im Gesetzblatt veröffentlicht wird, sollten diese Gesetzesänderungen am 1. Januar 2022 in Kraft treten.
Quellen:
https://www.nrsr.sk/web/Dynamic/DocumentPreview.aspx?DocID=499290
https://www.nrsr.sk/web/Dynamic/DocumentPreview.aspx?DocID=502431
